Afspraakherinnering per SMS — minder no-shows
Een vergeten afspraak kost u een leeg tijdslot dat u niet meer opvult. Een korte SMS-herinnering een dag op voorhand haalt uw afspraak terug in het geheugen én geeft de ontvanger de kans om tijdig te verwittigen, zodat het moment nog vrijkomt voor iemand anders. Vanaf €0,06 per bericht, zonder abonnement.
Waarom een SMS en geen e-mail of telefoon?
Wie een afspraak vergeet, heeft die meestal niet bewust genegeerd — hij is er simpelweg niet meer aan gedacht. De herinnering moet dus aankomen op een plek waar ze zeker gezien wordt, op het moment dat het nog uitmaakt.
| Kanaal | Wordt gezien? | Kost per herinnering | Werk voor u |
|---|---|---|---|
| SMS | Vrijwel altijd, meestal binnen enkele minuten | Vanaf €0,06 | Eenmalig instellen, daarna automatisch |
| Onzeker — verdwijnt tussen andere post of in spam | Verwaarloosbaar | Eenmalig instellen, daarna automatisch | |
| Telefoon | Enkel als er wordt opgenomen | Enkele minuten personeelstijd | Elke afspraak apart bellen |
Eén vermeden no-show weegt in de meeste praktijken op tegen honderden verzonden herinneringen. Dat maakt de rekensom eenvoudig.
Afspraakherinneringen opzetten in 4 stappen
Tekst vastleggen
Schrijf een korte herinnering met datum, uur, plaats en wat de ontvanger moet doen als hij niet kan komen. Bewaar ze als vast bericht.
Moment kiezen
Bepaal hoeveel uur op voorhand de herinnering moet vertrekken; 24 tot 48 uur werkt in de praktijk het best.
Afspraken aanleveren
Exporteer de afspraken van de dag uit uw agenda naar Excel, of laat uw agendasoftware ze via de API doorgeven.
Laten vertrekken
Plan de verzending in en volg per bericht de afleverstatus. Antwoorden en annuleringen komen binnen in uw dashboard.
Wat zet u in het bericht?
Praktijk of kabinet
Dokter, tandarts, kinesist of specialist: datum, uur en de vraag om tijdig te verwittigen.
Garage of carrosserie
Onderhoud, keuring of bandenwissel — met vermelding van wat de klant moet meebrengen.
Salon of praktijkruimte
Kapper, schoonheidssalon of massagepraktijk, waar een leeg uur direct omzetverlies is.
Kantoor of adviesgesprek
Notaris, boekhouder, makelaar of bank — vaak met documenten die meegebracht moeten worden.
Technieker aan huis
Installatie of herstelling, waar een gesloten deur een verplaatsing kost.
Opleiding of sessie
Cursussen, oudercontacten en groepssessies waar de opkomst vooraf gekend moet zijn.
Voeg geen reclame toe aan een herinnering. Zodra er een aanbieding in staat, wordt het bericht een commerciële boodschap en gelden er andere regels — zie de gids voor SMS-marketing.
Drie manieren om het te laten draaien
Dagelijks vanuit Excel. Exporteer 's ochtends de afspraken van overmorgen uit uw agenda, upload het bestand en verstuur. Vijf minuten werk per dag, geen enkele koppeling nodig.
Meteen bij het boeken. Plan de herinnering in op het moment dat u de afspraak vastlegt. Ze staat dan klaar en vertrekt vanzelf op het juiste moment; annuleren kan tot vlak ervoor.
Volledig automatisch via de API. Ondersteunt uw agendasoftware een koppeling, dan geeft ze de afspraken zelf door en komt er geen handeling meer aan te pas. Kan uw systeem enkel mailen, dan werkt Mail2SMS net zo goed.
Laat mensen antwoorden
Een herinnering waarop niet geantwoord kan worden, mist de helft van haar nut. Wie niet kan komen, moet dat met één druk op de knop kunnen laten weten — dan kunt u het tijdslot nog invullen. Verstuurt u vanaf een virtueel nummer of vanaf onze gedeelde shortcode, dan komen antwoorden binnen in uw dashboard — en desgewenst automatisch in uw eigen systeem of mailbox via een webhook.
