Co wysłać, gdy to ty odwołujesz wizytę?

Gdy muszą Państwo odwołać wizytę, od wiadomości zależy, czy klient to zrozumie, czy zrezygnuje. Powinny się w niej znaleźć cztery elementy.

Od razu

Im dłużej Państwo czekają, tym większa szansa, że klient jest już w drodze. Proszę wysłać wiadomość, gdy tylko Państwo o tym wiedzą, nawet bez gotowego rozwiązania.

Wprost

Nie „nastąpiła zmiana w grafiku”, lecz „Państwa wizyta jutro o 14:00 się nie odbędzie”. Ogólniki rodzą telefony.

Od razu alternatywa

Konkretny nowy termin, a nie „skontaktujemy się”. Kto może od razu umówić się ponownie, zostaje klientem; kto musi czekać, zaczyna szukać gdzie indziej.

Łatwa odpowiedź

Jedna odpowiedź, by potwierdzić. Klient, który musi dzwonić w Państwa najbardziej pracowitych godzinach, to klient, który się poddaje.

Przy większym odwołaniu

Proszę wysyłać indywidualnie, a nie jako wiadomość grupową z widocznymi wszystkimi odbiorcami. I wyznaczyć kogoś do obsługi odpowiedzi — przyjdą wszystkie naraz.